Η χρήση διοικητικών αρχείων για την παραγωγή στατιστικών αποτελεί στρατηγική προτεραιότητα για τη Στατιστική Υπηρεσία, μια πρακτική που οδηγεί σε πολλαπλά οφέλη, όπως είναι:

• Η μείωση της επιβάρυνσης για τους ερωτώμενους: όσο περισσότερες πληροφορίες λαμβάνονται από διοικητικές πηγές, τόσο λιγότερες πληροφορίες ζητούνται από νοικοκυριά και επιχειρήσεις κατά τη διενέργεια ερευνών.

• Η βελτίωση της ποιότητας των στοιχείων: περιορίζονται λάθη που οφείλονται στον ανθρώπινο παράγοντα

• Η βελτίωση της εγκαιρότητας των στοιχείων που παράγονται: εξοικονόμηση χρόνου κατά τη διεξαγωγή των ερευνών και άλλων στατιστικών εργασιών.

Πρόνοιες που ρυθμίζουν τη χρήση διοικητικών αρχείων και αρχείων ιδιωτών από τη Στατιστική Υπηρεσία καθορίζονται στο άρθρο 14 του περί Επίσημων Στατιστικών Νόμου του 2021. Συγκεκριμένα ισχύουν τα ακόλουθα:  

Δικαίωμα πρόσβασης σε διοικητικά αρχεία και αρχεία ιδιωτών

• H Στατιστική Υπηρεσία έχει δικαίωμα για πρόσβαση και χρήση, άμεσα και χωρίς χρέωση, όλων των διοικητικών αρχείων και αρχείων ιδιωτών που περιέχουν δεδομένα αναγκαία για την κατάρτιση των επίσημων στατιστικών.

• H Στατιστική Υπηρεσία έχει δικαίωμα να ενσωματώνει στις διαδικασίες παραγωγής της τα διοικητικά αρχεία και αρχεία ιδιωτών, στον βαθμό που απαιτείται για την ανάπτυξη, παραγωγή και διάδοση των επίσημων στατιστικών. (Σημειώνεται ότι η πρόσβαση σε αρχεία ιδιωτών πραγματοποιείται κατά τρόπο που δεν επιτρέπει την ταυτοποίηση των στατιστικών μονάδων.)
  

Συνεργασία με κατόχους διοικητικών αρχείων

• Η Στατιστική Υπηρεσία και οι άλλες εθνικές αρχές αναπτύσσουν με τους κατόχους των διοικητικών αρχείων και των αρχείων ιδιωτών τους απαραίτητους μηχανισμούς συνεργασίας.
  

• Για τα διοικητικά αρχεία που δημιουργούνται και τηρούνται από φορείς της δημόσιας διοίκησης, όπως υπουργεία, τμήματα και υπηρεσίες της Δημοκρατίας, νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου και αρχές τοπικής διοίκησης, η Στατιστική Υπηρεσία συμμετέχει και εκφράζει άποψη σε κάθε στάδιο απόφασης όσον αφορά τον αρχικό σχεδιασμό, την ανάπτυξη, την τροποποίηση ή την πιθανή κατάργησή τους, ώστε να διευκολύνεται η περαιτέρω χρήση των αρχείων για σκοπούς παραγωγής επίσημων στατιστικών.

•  Διοικητικά αρχεία, που διατίθενται από τους κατόχους τους στη Στατιστική Υπηρεσία και στις άλλες εθνικές αρχές προκειμένου να χρησιμοποιηθούν για την παραγωγή επίσημων στατιστικών, συνοδεύονται από τα σχετικά μεταδεδομένα, τα οποία δημιουργούνται με ευθύνη των κατόχων των αρχείων σε συνεργασία με τη Στατιστική Υπηρεσία και βάσει των προτύπων που η ίδια καθορίζει.

• Οι κάτοχοι των διοικητικών αρχείων, που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή επίσημων στατιστικών, διαθέτουν τα εν λόγω αρχεία, άμεσα ή έμμεσα, στη Στατιστική Υπηρεσία και στις άλλες εθνικές αρχές, σύμφωνα με κοινά συμφωνηθέντα χρονοδιαγράμματα, τα οποία ορίζονται κατά τρόπο που να ικανοποιούνται οι προθεσμίες υποβολής των ευρωπαϊκών στατιστικών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή (Eurostat), ενημερώνουν και λαμβάνουν δε τη σύμφωνη γνώμη της Στατιστικής Υπηρεσίας σε περίπτωση που προτίθενται να παρατείνουν τις προθεσμίες υποβολής στοιχείων από πρόσωπα. 

Χρήση συστημάτων ταξινόμησης σε διοικητικά αρχεία

H Στατιστική Υπηρεσία αναρτά τα συστήματα ταξινόμησης που χρησιμοποιεί στον διαδικτυακό της τόπο, οι δε φορείς της δημόσιας διοίκησης, όπως υπουργεία, τμήματα και υπηρεσίες της Δημοκρατίας, νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου και αρχές τοπικής διοίκησης, χρησιμοποιούν τα εν λόγω συστήματα κατά την άσκηση των αρμοδιοτήτων τους και τα ενσωματώνουν κατάλληλα στα διοικητικά τους αρχεία.